1. Para quem o sistema serve — e para quem não serve

O SimplesPrev é construído em torno de uma tese: no previdenciário, o escritório trabalha em duas frentes que a maioria dos sistemas jurídicos trata como uma só — o requerimento administrativo no INSS e a ação judicial. O sistema separa as duas em fluxos próprios, com fases, controles e fontes de informação diferentes.

2. Vocabulário do sistema: contrato, demanda e processo

Essa é a distinção que mais gera confusão em demonstrações, e entendê-la explica o desenho do sistema inteiro. As três palavras não são sinônimos e não são três cadastros diferentes.

Outros termos usados nesta página:

3. Fluxos, fases e etapas

O módulo Fluxos é um quadro Kanban: cada coluna é uma fase e cada cartão é uma demanda. Arrastar o cartão muda a fase — e é isso que dispara as regras do sistema. Existem três fluxos, mais um quadro comercial que atravessa os três.

3.1 As fases de cada fluxo

A fase Recebimento de honorários fica sempre visível enquanto a demanda estiver ativa — é a fila do que já foi resolvido mas ainda não foi pago.

3.2 O que cada fase exige

As exigências são acumulativas: entrar numa fase exige o que ela pede e tudo que as fases anteriores do fluxo já pediam. É assim que o sistema garante que a base não fique cheia de casos sem assunto, sem área ou sem número.

O resultado vem de um catálogo fechado, o mesmo para todos os fluxos, e é ele que alimenta a taxa de êxito: Deferido, Indeferido, Parcialmente deferido, Falta de viabilidade, Desistência do cliente, Arquivado por inércia, Consultoria concluída, Extinto sem resolução do mérito e Outro.

3.3 Por que as fases são fixas

3.4 Etapas

Dentro de uma fase existem etapas — subdivisões livres, sem regra de sistema. Hoje elas existem apenas no Pré-contrato, no quadro Comercial: Novo lead (onde todo lead entra automaticamente), Em contato, Cliente avaliando e Em pausa. Mover o cartão entre etapas não dispara nenhuma validação — serve para a equipe comercial organizar a fila.

Ao sair do Pré-contrato, o sistema pede o desfecho: avançar para a próxima fase (o lead virou contrato) ou encerrar sem sucesso e arquivar, com o motivo. É o registro dessa escolha que produz a taxa de conversão comercial.

4. Clientes e demandas

A ficha da demanda reúne dados do caso (assunto, área, tipo, partes, instância, valor da causa, protocolo e data, links para o processo no tribunal e para uma pasta externa), o relato do caso, e abas de Movimentações, Andamento Judicial, Andamentos INSS, Publicações, Observações e Linha do Tempo. No painel lateral ficam os controles, tarefas, pendências, arquivos e lançamentos financeiros daquela demanda.

5. As três fontes de informação

Esta é a parte do sistema que mais diferencia o SimplesPrev de um CRM genérico, e a que mais gera dúvida sobre limites de plano. São três fontes independentes e complementares. Só uma delas consome o limite de "processos monitorados" do plano.

5.1 Captura de publicações nos diários oficiais

Na tela Publicações em Diários, cada publicação recebe um status de tratamento (pendente / tratada), pode ser filtrada por data do diário, data de entrada no sistema, nome monitorado e texto, e pode ser agrupada por processo — útil quando um mesmo processo publica várias vezes. O conteúdo pode ser exibido direto na linha ou por botão, conforme configuração. Quando a publicação corresponde a uma demanda cadastrada, ela aparece também na aba Publicações da demanda. O sistema envia notificação por e-mail aos destinatários definidos para o monitoramento.

Enquanto nenhum nome estiver cadastrado, a tela exibe o aviso orientando a acionar o suporte — se um escritório em teste diz que "não chega nada", é quase sempre isso.

5.2 Monitoramento processual nos tribunais

Vale para demandas do tipo Judicial com número CNJ válido. Cada processo é ativado individualmente na aba Andamento Judicial da demanda, e o sistema controla o total ativo contra o limite do plano — processos de clientes excluídos não contam. As movimentações chegam por retorno automático do provedor e ficam registradas na demanda.

Para escritórios que estão entrando no sistema com muitos processos já em curso, existe a ativação em lote, descrita na seção 6.

5.3 Como funciona a integração dos e-mails do INSS

Esta é a integração mais específica do sistema e vale entender o mecanismo, porque ele explica tanto a robustez quanto a limitação.

A tela Caixa de Entrada do Escritório mostra as mensagens dos últimos 30 dias com remetente, assunto, protocolo, o cliente/demanda identificado e o status Importado ou Pendente. O corpo do e-mail pode ser aberto no próprio sistema.

6. Recursos que se pedem ao suporte

Alguns recursos existem no sistema mas não ficam na tela do usuário comum — são operações de volume, feitas uma vez ou de tempos em tempos, em que um erro é caro. Ficam com a equipe de suporte, e o escritório os solicita.

Além disso, o cadastro de processo por número CNJ está disponível ao usuário: informando o número, o sistema busca os dados do processo e monta a demanda com partes e assunto já preenchidos.

7. Rotina: controles, tarefas e pendências

O sistema separa três coisas que muita ferramenta joga na mesma lista de "tarefas", porque elas têm donos e consequências diferentes.

7.1 Controles e eventos

São compromissos com data que precisam ser baixados — enquanto não forem, ficam pendentes e bloqueiam o arquivamento da demanda. Cada tipo tem campos próprios:

Cada tipo tem sua própria listagem filtrável no menu Controles, e há ainda a visão Benefícios implantados por data, para conferir o que entrou em folha no período.

7.2 Tarefas e pendências

7.3 Agenda e painel

O Calendário tem listagem e visão de Planner. O painel inicial reúne, em cartões: publicações em diários, andamentos processuais, prazos, tarefas e pendências (com os recortes "hoje" / "últimos 7 dias" e "meus" / "todos"), a agenda de próximos eventos e tarefas com destaque para o que está pendente de baixa, os lançamentos financeiros dos próximos 7 dias, o registro de atividades do sistema, a distribuição de processos entre responsáveis e a divisão por área do direito.

7.4 Arquivamento

8. Documentos, modelos e assinatura

8.1 Modelos e documentos automatizados

O escritório monta seus próprios modelos (procuração, contrato de honorários, declaração, termo de hipossuficiência) em um editor no sistema, com fonte, margens e papel timbrado próprios. O texto usa placeholders que são substituídos na geração. Estão disponíveis, entre outros:

Há condicionais — {{if campo}} ... {{endif}} — para trechos que só entram quando o dado existe (o parágrafo do representante legal, por exemplo, some sozinho quando não há representante). Um único modelo pode conter vários documentos, separados pelo marcador {{novoDocumento: Título}}: cada parte vira um arquivo independente, mas o cliente assina tudo de uma vez.

8.2 Assinatura digital

Integração com o ZapSign, direto da ficha do cliente, com envio por e-mail ou WhatsApp e validação biométrica na base do governo (SERPRO) — o grau de assinatura avançada exigido pelo INSS. O documento assinado volta sozinho para a pasta "Assinados Digitalmente" do cliente. Ver a página detalhada da integração ZapSign, com custos, graus de validade jurídica e solução de problemas.

8.3 Arquivos

Cada cliente e cada demanda tem pastas próprias em nuvem, com upload, criação e renomeação de pastas, mover, renomear, excluir, download de arquivo e download da pasta inteira. O espaço é o do plano (10 a 100 GB).

9. Petições e cálculos

Módulo separado dos modelos do escritório: são 14 modelos prontos, mantidos pelo SimplesPrev, que geram peça ou cálculo a partir dos dados da demanda. O documento gerado pode ser editado em tela antes de sair em PDF, e cada peça tem status (em elaboração, em revisão, concluída).

O plano limita quantas petições/cálculos podem ser gerados por mês (10 a 200).

10. Financeiro

Financeiro de escritório, com os lançamentos ligados ao cliente e ao contrato — é isso que permite responder "quanto esse caso rendeu" e alimentar o indicador de honorários por contrato.

11. Visão geral, visão operacional e permissões

Todo usuário do sistema enxerga o que tem vínculo com ele. Vínculo é: ser responsável pela demanda, ser responsável por um controle ou tarefa dela, ou ter criado o registro. Sobre essa base existem duas camadas.

Há ainda o escopo por usuário: é possível restringir alguém a determinadas áreas do direito, unidades ou origens — o modelo para escritórios com filiais ou setores que não devem se cruzar.

Permissões podem ter data de validade — útil para estagiário, correspondente ou consultor temporário. E o Registro de Atividades guarda o que cada usuário fez, com filtro por pessoa e período.

12. Indicadores, relatórios e exportações

A tela de Indicadores é filtrável por período, fluxo, usuário, área do direito e unidade. Traz:

Praticamente toda listagem exporta para Excel: clientes, demandas, controles e eventos, tarefas, pendências, lançamentos financeiros e inadimplentes.

13. Integrações e API

A API é liberada por permissão de usuário e depende do produto contratado. Escritórios que pretendem integrar com ferramenta própria devem confirmar a cobertura antes de fechar — a seção seguinte lista o que ainda não está disponível.

Na tela de Integrações do sistema, Google Agenda e Google Drive aparecem marcados como "Em breve": estão em desenvolvimento, ainda não podem ser ativados.

14. Limites por plano

15. O que o sistema não faz (hoje)

Seção deliberada. Um escritório que descobre esses limites depois de migrar perde meses — e um assistente de IA que responde sobre o SimplesPrev deve conseguir citá-los.

16. Em desenvolvimento

O que está sendo construído e deve entrar nas próximas versões. Está aqui para que um escritório consiga separar o que já existe hoje — tudo o que foi descrito até a seção 14 — do que ainda está por vir.

17. Perguntas de qualificação

Este manual descreve a versão 3.6 do SimplesPrev e é atualizado periodicamente. Última atualização: 10 de agosto de 2026. Em caso de divergência entre esta página e o comportamento do sistema, prevalece o sistema — e agradecemos o aviso ao suporte.